Пользователям
в процессе работы часто приходится иметь дело с табличными данными при создании
и ведении бухгалтерских книг, банковских счетов, смет, ведомостей, при
составлении планов и распределении ресурсов организации, при выполнении научных
исследований. Стремление к автоматизации данного вида работ привело к появлению
специализированных программных средств обработки информации, представляемой в
табличной форме. Такие программные средства называют табличными
процессорами или электронными таблицами. Подобные программы
позволяют не только создавать таблицы, но и автоматизировать обработку
табличных данных.
Электронные
таблицы оказались эффективными и при решении таких задач, как: сортировка и
обработка статистических данных, оптимизация, прогнозирование и т.д. С их
помощью решаются задачи расчётов, поддержки принятия решений, моделирования и
представления результатов практически во всех сферах деятельности. При
работе с табличными данными пользователь выполняет ряд типичных процедур,
например, таких как:
1)
создание и редактирование таблиц;
2)
создание (сохранение) табличного файла;
3)
ввод и редактирование данных в ячейки таблицы;
4)
встраивание в таблицу различных элементов и объектов;
5)
использование листов, форматирование и связь таблиц;
6)
обработка табличных данных с использованием формул и специальных функций;
7)
построение диаграмм и графиков;
8)
обработка данных, представленных в виде списка;
9)
аналитическая обработка данных;
10)
печать таблиц и диаграмм к ним.
Структура
таблицы включает нумерационный и тематический заголовки, головку (шапку),
боковик (первая графа таблицы, содержащая заголовки строк) и прографку
(собственно данные таблицы).
Наибольшей
популярностью среди табличных процессоров пользуется программа MS Excel. Она
представляет пользователям набор рабочих листов (страниц), в каждом из которых
можно создавать одну или несколько таблиц.
Рабочий
лист содержит набор ячеек, образующих прямоугольный массив. Их координаты
определяются путём задания указания позиции по вертикали (в столбцах) и по горизонтали
(в строках). Лист может содержать до 256 столбцов и до 65536 строк. Столбцы
обозначаются буквами латинского алфавита: A, B, C ... Z, AA, AB, AC ... AZ, BA,
BB ..., а строки – цифрами. Так, например, "D14” обозначает ячейку, находящуюся
на пересечении столбца "D” с 14 строкой, а "CD99” – ячейку, находящуюся на
пересечении столбца "CD” с 99 строкой. Имена столбцов всегда отображаются в
верхней строке рабочего листа, а номера строк – на его левой границе.
Для
объектов электронной таблицы определены следующие операции: редактирования,
объединения в одну группу, удаления, очистки, вставки, копирования. Операция
перемещения фрагмента сводится к последовательному выполнению операций удаления
и вставки.
Для
удобства вычисления в табличные процессоры встроены математические,
статистические, финансовые, логические и другие функции. Из внесённых в таблицы
числовых значений можно строить различные двумерные, трёхмерные и смешанные
диаграммы (более 20 типов и подтипов).
Табличные
процессоры могут выполнять функции баз данных. При этом данные в таблицы
вводятся так же, как и в БД, то есть через экранную форму. Данные в них могут
быть защищены, сортироваться по ключу или по нескольким ключам. Кроме этого
осуществляются обработка запросов к БД и обработка внешних БД, создание сводных
таблиц и др. В них также можно использовать встроенный язык программирования
макрокоманд.
Важным
свойством таблиц является возможность использования в них формул и функций.
Формула может содержать ссылки на ячейки таблицы, расположенные, в том числе,
на другом рабочем листе или в таблице, размещённой в другом файле. Excel
предлагает более 200 запрограммированных формул, называемых функциями. Для
удобства ориентирования в них, функции разделены по категориям. С помощью
"Мастера функций” можно формировать их на любом этапе работы.
Табличный
редактор Excel как и программа Word поддерживает стандарт обмена данными OLE, а
использование "списков” позволяет эффективно работать с большими однородными
наборами данных. В нём можно эффективно обрабатывать различные экономические и
статистические данные.
Обработка
экономической информации предполагает
выполнение логических и арифметических операций над исходными данными.
Логическая обработка включает операции сортировки (подбор, упорядочение, объединение),
выборку данных из информационной базы и т.п. Арифметические операции –
алгебраическое сложение, деление, умножение и т.д.