Автоматизация бухгалтерского учета на предприятии и подготовка финансовой отчетности в налоговые органы в условиях переходной экономики России является одной из наиболее важных задач.

Современный уровень развития компьютерной техники сделал возможным обработку первичных документов, учетных данных, ведение счетов, формирование отчетности с помощью компьютера.

На российском рынке средняя цена персонального компьютера, с помощью которого можно автоматизировать учет на малом предприятии, составляет 500 — 700 долларов США, что делает компьютеризацию бухгалтерского учета доступной для большинства предприятий малого бизнеса.

Компьютеризация возможна для всех уровней учета:

• сбора и регистрации первичной информации (учет готовой продукции, сырья и материалов на складах, рабочего времени и неявок сотрудников);
• ведения учетных регистров хозяйственных операций;
• организации учета расчетов предприятия, учета затрат на производство и калькулирования себестоимости продукции (работ, услуг);
• расчета и печати (переноса на бумажный носитель) отчетных форм.

Способ обработки хозяйственных операций при ведении бухгалтерского учета оказывает существенное влияние на организационную структуру фирмы, а также на процедуры и методы внутреннего контроля. Компьютерная технология характеризуется рядом особенностей, которые следует учитывать при оценке условий и процедур контроля. Ниже приведены отличия компьютерной обработки данных от неавтоматизированной.

 

1. Единообразное выполнение операций. Компьютерная обработка предполагает использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически исключает появлению случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке. Напротив, программные ошибки (или другие систематические ошибки в аппаратных либо программных средствах) приводят к неправильной обработке всех идентичных операций при одинаковых условиях.

2. Разделение функций. Компьютерная система может осуществить множество  процедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах  выполняют разные специалисты. Такая ситуация оставляет специалистам,  имеющим доступ к компьютеру, возможность вмешательства в другие функции. 

В итоге компьютерные системы могут потребовать введения дополнительных  мер для поддержания контроля на необходимом уровне, который в  неавтоматизированных системах достигается простым разделением функций. К  подобным мерам может относится система паролей, которые предотвращают  действия, не допустимые со стороны специалистов, имеющих доступ к  информации об активах и учетных документах через терминал в диалоговом  режиме.

3. Потенциальные возможности появления ошибок и неточностей. По сравнению с  неавтоматизированными системами бухгалтерского учета компьютерные системы  более открыты для несанкционированного доступа, включая лиц,  осуществляющих контроль. Они также открыты для скрытого изменения данных  и прямого или косвенного получения информации об активах. Чем меньше  человек вмешивается в машинную обработку операций учета, тем ниже  возможность выявления ошибок и неточностей. Ошибки, допущенные при  разработке или корректировке прикладных программ, могут оставаться  незамеченными на протяжении длительного периода.

4. Потенциальные возможности усиления контроля со стороны администрации.  Компьютерные системы дают в руки администрации широкий набор  аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать  деятельность фирмы. Наличие дополнительного инструментария обеспечивает  укрепление системы внутреннего контроля в целом и, таким образом, снижение риска его неэффективности. Так, результаты обычного  сопоставления фактических значений коэффициента издержек с плановыми, а  также сверки счетов поступают к администрации более регулярно при  компьютерной обработке информации. Кроме того, некоторые прикладные программы накапливают статистическую информацию о работе компьютера,  которую можно использовать в целях контроля фактического хода обработки  операций бухгалтерского учета.

Инициирование выполнения операций в компьютере. Компьютерная система  может выполнять некоторые операции автоматически, причем их  санкционирование не обязательно документируется, как это делается в  неавтоматизированных системах бухгалтерского учета, поскольку сам факт  принятия такой системы в эксплуатацию администрацией предполагает в  неявном виде наличие соответствующих санкций.